ARE.610.12.2023-1/2026

1. Zakres audytu:

Beneficjentem środków jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku jako Lider oraz Politechnika Poznańska jako Konsorcjant.

Projekt badawczy pt. „Projektowanie materiałów sterowane danymi: sztuczna inteligencja jako narzędzie wspomagające syntezę nanokompozytów o hierarchicznej porowatości do zastosowań elektrokatalitycznych”, finansowany jest ze środków Narodowego Centrum Nauki na podstawie umowy nr UMO-2023/49/B/ST5/02403 z dnia 25.06.2024 r. zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Nauki w Krakowie (NCN), Uniwersytetem Medycznym w Białymstoku (UMB) a prof. dr hab. Martą Płońską-Brzezińską - kierownikiem projektu.

Całkowity koszt realizacji projektu wynosi 2 531 256 zł i w całości jest finansowany ze środków NCN.

Termin realizacji projektu: 25.06.2024 – 24.06.2028 (48 miesięcy).

Cel projektu: Głównym celem projektu jest zrewolucjonizowanie metodologii syntezy poprzez opracowanie podejścia opartego na AI do projektowania katalizatorów w celu poprawy wydajności elektrokatalitycznej materiałów i osiągania bardzo dobrych parametrów użytkowych.

Audyt obejmuje okres od 22 czerwca 2024 r. do 31 marca 2026 r.

2. Wymagania dotyczące audytora:

Audyt przeprowadza audytor, którym może być:

1. osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2019 r. poz. 869 z późn. zm.);
2. osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2019 r. poz. 869 z późn. zm.).

Audytorem nie może być:

1. podmiot zależny od audytowanego podmiotu;
2. podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego podmiotu. Pisemne oświadczenie
o braku lub istnieniu okoliczności dot. bezstronności składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt w jego imieniu.

Audytor jest zobowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanego podmiotu w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Audytor jest obowiązany do udzielenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem Dyrektorowi Narodowego Centrum Nauki oraz upoważnionym przez niego osobom.

Audytor przechowuje dokumentację audytu zewnętrznego przez okres 5 lat począwszy od końca roku, w którym audyt został przeprowadzony.

3. Tryb przeprowadzenia audytu

Audyt projektu należy przeprowadzić:

- zgodnie z Uchwałą nr 104/2018 Rady Narodowego Centrum Nauki z dnia 8 listopada 2018 r. w sprawie określenia projektów badawczych podlegających obowiązkowi przeprowadzenia zewnętrznego audytu,

- na podstawie Wytycznych dla podmiotów audytujących wykonanie projektów badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki oraz w ramach programu Badania podstawowe finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021, które stanowią Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Narodowego Centrum Nauki nr 51/2020 z dnia 18 czerwca 2020 r.

4. Cel przeprowadzenia audytu zewnętrznego

Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest weryfikacja finansowych aspektów realizacji projektu oraz wydanie przez audytora opinii, w szczególności w zakresie:

1. Zgodności realizacji projektu z wnioskiem o finansowanie, decyzją i/lub umową o realizację i finansowanie, przede wszystkim pod kątem oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków;
2. Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
3. Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

5. Zakres audytu zewnętrznego

Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji postanowień umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego.

Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki według doboru próby ustalonej w oparciu o profesjonalny osąd audytora, pozwalającej wydać wykonawcy audytu zewnętrznego wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie.

Audyt zewnętrzny powinien obejmować sprawdzenie następujących obszarów:

1. Zgodności realizacji projektu z umową, w tym kwalifikowalności poniesionych wydatków;
2. Poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
3. Płatności wydatków związanych z projektem;
4. Wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
5. Sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
6. Przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
7. Funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu, w tym sposobu monitorowania realizacji projektu;
8. Realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

6. Zakres sprawozdania z przeprowadzonego audytu zewnętrznego

Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu zewnętrznego zawierające opinię o:

1. Zgodności realizacji projektu z wnioskiem o finansowanie, decyzją i/lub umową o realizację i finansowanie, przede wszystkim pod kątem oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków;
2. Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
3. Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinno zawierać następujące elementy:

1. Datę sporządzenia;
2. Nazwę i adres audytowanego podmiotu;
3. Nazwę i tytuł projektu;
4. Oświadczenie wykonawcy audytu zewnętrznego, jak i osób przeprowadzających audyt zewnętrzny o niezależności od audytowanego podmiotu;
5. Imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
6. Cele audytu;
7. Podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
8. Termin, w którym przeprowadzono audyt;
9. Zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
10. Ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem;
11. Informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
12. Zaprezentowanie ustaleń audytora w obszarach, o których mowa w pkt. 5 zapytania ofertowego;
13. Określenie nieprawidłowości i uchybień w realizacji audytowanego projektu oraz analizę ich przyczyn i skutków;
14. Zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w realizacji audytowanego projektu;
15. Podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – dodatkowo nazwę jednostki.

W sprawozdaniach z audytu zewnętrznego audytorzy powinni zawrzeć informację o procentowym stopniu wykorzystania środków finansowych w projekcie w okresie podlegającym badaniu.

7. Wymagania dotyczące terminów przekazania sprawozdania z audytu zewnętrznego

Audytor przekazuje sprawozdanie z audytu zewnętrznego podmiotowi audytowanemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. Sprawozdanie z audytu należy sporządzić w języku polskim
i przekazać w formie pisemnej Zamawiającemu w dwóch egzemplarzach oraz w formie elektronicznej (w formacie pdf).